AGENCIA BTL.CO

REGLAMENTO ESPECIAL DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

Integrado al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)

Documento de aplicación laboral y preventiva. Debe ser socializado y mantenerse disponible para trabajadores, contratistas y autoridades cuando corresponda.

CONTROL DE VERSIÓN Y ALCANCE

MARCO NORMATIVO DE REFERENCIA

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. OBJETO

Establecer las reglas obligatorias de higiene, prevención y seguridad que orientan la protección de la vida, la salud y la integridad de quienes prestan servicios para AgenciaBTL.co, así como de terceros que puedan verse afectados por la operación.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Aplica a trabajadores dependientes, aprendices, practicantes y, en lo pertinente, contratistas, proveedores y demás personas que participen en actividades coordinadas por AgenciaBTL.co. Se aplica en oficinas, bodegas, eventos, puntos de venta, centros comerciales, supermercados, vía pública, instalaciones del cliente y cualquier lugar donde se ejecute una actividad por cuenta del empleador.

ARTÍCULO 3. INTEGRACIÓN CON EL SG-SST

Este Reglamento hace parte del marco documental del SG-SST. La prevención se gestionará mediante el ciclo PHVA, la identificación de peligros, la evaluación y valoración de riesgos, la jerarquía de controles, la capacitación, la vigilancia de la salud, la preparación para emergencias, la investigación de incidentes y la mejora continua.

ARTÍCULO 4. PRINCIPIO DE PREVENCIÓN Y COORDINACIÓN CON TERCEROS

Cuando la labor se ejecute en instalaciones de un cliente, centro comercial, cadena retail, recinto ferial, bodega u otro tercero, el personal deberá cumplir tanto las reglas de AgenciaBTL.co como las instrucciones de seguridad del lugar. La coordinación con el tercero no libera al empleador de sus responsabilidades legales ni convierte al cliente en empleador.

CAPÍTULO II. RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

ARTÍCULO 5. RESPONSABILIDADES DEL EMPLEADOR

• Asignar responsabilidades, recursos humanos, técnicos y financieros para la implementación y mejora del SG-SST.
• Identificar peligros, evaluar y valorar riesgos de manera periódica y cuando cambie una campaña, proceso, equipo, sede o condición de trabajo.
• Afiliar y reportar oportunamente a los trabajadores al Sistema General de Riesgos Laborales según corresponda.
• Entregar información, inducción, capacitación, elementos de protección personal y equipos seguros antes de exponer al trabajador al riesgo.
• Implementar controles en la fuente, el medio y la persona, priorizando controles de ingeniería y administrativos antes que el EPP cuando sea técnicamente viable.
• Garantizar primeros auxilios, preparación y respuesta ante emergencias, reporte e investigación de incidentes y accidentes.
• Realizar las evaluaciones médicas ocupacionales obligatorias y adoptar las recomendaciones o restricciones dentro de los términos legales.
• Consultar y permitir la participación de los trabajadores mediante COPASST o Vigía SST, según corresponda.

ARTÍCULO 6. RESPONSABILIDADES DE TRABAJADORES Y PERSONAL DE CAMPAÑA

• Cuidar integralmente su salud y suministrar información clara, veraz y oportuna sobre condiciones que puedan afectar la seguridad de la labor, respetando la reserva médica.
• Cumplir instrucciones, procedimientos, permisos, señalización, inducciones y normas de SST del empleador y del lugar de ejecución.
• Usar correctamente EPP, uniformes de seguridad, herramientas y dispositivos de control; no retirarlos, alterarlos ni prestarlos cuando sean de uso personal.
• Reportar de inmediato accidentes, incidentes, casi-accidentes, actos y condiciones inseguras, amenazas, violencia, fallas de equipos y síntomas asociados a la exposición laboral.
• No operar equipos, conducir vehículos, intervenir instalaciones eléctricas, trabajar en alturas ni ejecutar tareas especializadas sin autorización, formación y competencia demostrada.
• Participar en capacitaciones, simulacros, investigaciones y actividades de prevención convocadas por el empleador.

ARTÍCULO 7. COPASST O VIGÍA DE SST

La empresa conformará y mantendrá el COPASST o designará el Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con el número de trabajadores y la normativa aplicable. Este organismo participará en inspecciones, promoción, recomendaciones, seguimiento y, cuando corresponda, investigación de incidentes y accidentes.

CAPÍTULO III. PELIGROS PRIORITARIOS DE LA OPERACIÓN BTL

ARTÍCULO 8. IDENTIFICACIÓN DINÁMICA DE PELIGROS

Por la naturaleza itinerante de AgenciaBTL.co, los riesgos pueden cambiar entre campañas. Antes del inicio de cada proyecto deberán revisarse como mínimo los siguientes grupos de peligro y definirse controles específicos.

ARTÍCULO 9. JERARQUÍA DE CONTROLES

Los riesgos se intervendrán prioritariamente mediante eliminación, sustitución, controles de ingeniería, controles administrativos y, como complemento, elementos de protección personal. La sola entrega de EPP no reemplaza la obligación de controlar el peligro en la fuente o en el medio cuando ello sea posible.

CAPÍTULO IV. HIGIENE PERSONAL, ORDEN, ASEO Y CONDICIONES SANITARIAS

ARTÍCULO 10. HIGIENE PERSONAL

El personal deberá mantener condiciones de higiene compatibles con la actividad, especialmente en degustaciones, contacto con alimentos, consumidores o producto. Deberá efectuarse lavado o higiene de manos cuando la actividad lo requiera y utilizar los elementos sanitarios definidos por el protocolo de la campaña.

ARTÍCULO 11. ORDEN Y ASEO

Las zonas de trabajo, stands, bodegas temporales y áreas de preparación deberán mantenerse ordenadas, libres de residuos y con pasillos y salidas despejados. Cables, cajas, POP, muestras, inventarios y herramientas se ubicarán de forma que no generen caídas, golpes ni obstruyan equipos de emergencia.

ARTÍCULO 12. SERVICIOS SANITARIOS, AGUA Y ALIMENTACIÓN

La empresa coordinará el acceso a servicios sanitarios, agua potable y zonas de alimentación cuando corresponda. No se consumirá comida en zonas prohibidas, de almacenamiento de sustancias o junto a procesos que puedan contaminarla. En actividades externas se verificarán alternativas razonables con el cliente o recinto.

ARTÍCULO 13. SILLAS, PAUSAS Y RECUPERACIÓN POSTURAL

En cargos con permanencia prolongada en punto de venta, atención al público o bipedestación, se dispondrán oportunidades razonables de alternancia postural, pausas y uso de silla cuando la naturaleza de la labor lo permita, sin comprometer la seguridad ni la operación. Las restricciones médicas tendrán tratamiento prioritario.

ARTÍCULO 14. ALOJAMIENTO

AgenciaBTL.co no alojará trabajadores en edificios, bodegas, stands o áreas destinadas a procesos peligrosos, insalubres o no habilitados para habitación. Cuando un desplazamiento requiera alojamiento, se utilizarán establecimientos destinados legalmente a hospedaje y se evaluarán condiciones básicas de seguridad.

CAPÍTULO V. ELEMENTOS DE PROTECCIÓN, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

ARTÍCULO 15. SELECCIÓN Y USO DE EPP

El EPP se definirá según la evaluación de riesgos de cada cargo y campaña. Su entrega será documentada, incluirá instrucción de uso, limpieza, conservación, reposición y limitaciones. No se cobrará al trabajador el EPP legalmente requerido.

ARTÍCULO 16. INSPECCIÓN PREOPERACIONAL

Antes de usar herramientas o equipos se realizará una verificación visual y funcional acorde con el riesgo. Cualquier equipo con cable expuesto, enchufe roto, sobrecalentamiento, fuga, guarda ausente, estructura inestable o defecto que comprometa la seguridad será retirado de servicio y reportado.

ARTÍCULO 17. ENERGÍA ELÉCTRICA Y CONEXIONES

Solo se utilizarán tomas, extensiones, multitomas y circuitos autorizados y en buen estado. Está prohibido intervenir tableros, eliminar polos a tierra, puentear protecciones, improvisar empalmes, sobrecargar extensiones o conectar equipos de alta demanda sin verificación de capacidad. Las intervenciones eléctricas especializadas serán realizadas por personal competente.

ARTÍCULO 18. HERRAMIENTAS TÉRMICAS, CORTE Y TERMOSELLADO

Selladoras, pistolas de calor, cortadores y herramientas similares solo serán operadas por personal instruido. Se mantendrán superficies calientes alejadas de materiales combustibles; se usará soporte seguro; se evitará dirigir aire caliente hacia personas; y se aplicarán procedimientos de bloqueo o desconexión antes de limpiar, desatascar o revisar el equipo.

ARTÍCULO 19. TRABAJO EN ALTURAS Y MONTAJES ESPECIALES

El personal BTL ordinario no ejecutará trabajo en alturas, soldadura, izaje, conexiones eléctricas especializadas, operación de maquinaria pesada ni otras tareas de alto riesgo salvo que el proyecto lo contemple expresamente y se hayan cumplido los requisitos de competencia, aptitud médica, formación, permisos, coordinación, equipos y procedimientos exigidos por la normativa aplicable.

CAPÍTULO VI. SEGURIDAD EN CAMPO, RETAIL, EVENTOS Y VÍA PÚBLICA

ARTÍCULO 20. INGRESO Y PERMANENCIA EN PUNTOS DE VENTA

El personal cumplirá protocolos de acceso, identificación, registro, rutas internas, zonas restringidas, manipulación de inventario y emergencias del establecimiento. No ingresará a cuartos eléctricos, áreas de mantenimiento, cámaras, zonas de cargue u otras áreas restringidas sin autorización y control específico.

ARTÍCULO 21. EVENTOS Y AGLOMERACIONES

Antes de eventos masivos se revisarán aforo, rutas de evacuación, puntos de encuentro, canales de comunicación, control de filas, condiciones climáticas, seguridad privada y plan de contingencia del organizador. El personal no asumirá funciones de seguridad privada ni control físico de personas si no cuenta con la habilitación correspondiente.

ARTÍCULO 22. ACTIVIDADES EN VÍA PÚBLICA

Las activaciones de calle deberán considerar visibilidad, tránsito, cruces, condiciones climáticas, exposición solar, ubicación segura del equipo, interacción con terceros y coordinación con permisos o autoridades cuando sea necesario. Se evitará permanecer o instalar elementos en calzadas o zonas de circulación vehicular no autorizadas.

ARTÍCULO 23. MOVILIDAD Y SEGURIDAD VIAL

Todo conductor deberá estar autorizado y habilitado para el vehículo asignado. Son obligatorios cinturones o cascos según el medio, respeto de límites y normas de tránsito, prohibición de usar el teléfono al conducir y manejo preventivo de fatiga. Los desplazamientos ordenados entre puntos dentro de una misma jornada se planificarán con tiempos realistas.

ARTÍCULO 24. RIESGO PÚBLICO Y MANEJO DE CONFLICTOS

Ante hurto, amenaza, agresión, riña, consumidor alterado o situación de orden público, la prioridad será retirarse del riesgo, evitar confrontaciones, solicitar apoyo de seguridad o autoridad competente y reportar a coordinación. El personal no deberá perseguir delincuentes ni recuperar bienes mediante fuerza física.

CAPÍTULO VII. DEGUSTACIONES, MUESTRAS Y CONTACTO CON CONSUMIDORES

ARTÍCULO 25. INOCUIDAD Y MANIPULACIÓN

Las campañas con degustación deberán establecer condiciones de recepción, almacenamiento, preparación, temperatura, utensilios, higiene de manos, limpieza, disposición de residuos y control de contaminación cruzada. El personal cumplirá los requisitos sanitarios y de formación que resulten aplicables al producto y al establecimiento.

ARTÍCULO 26. SÍNTOMAS Y EXCLUSIÓN TEMPORAL DE TAREAS SENSIBLES

La persona que presente síntomas compatibles con una condición que pueda comprometer la inocuidad o la seguridad deberá informarlo y no manipulará alimentos o realizará tareas críticas hasta que se defina la medida preventiva correspondiente. Esta regla no autoriza exigir diagnósticos innecesarios ni adoptar decisiones discriminatorias.

ARTÍCULO 27. ATENCIÓN AL PÚBLICO

La interacción con consumidores debe ser respetuosa, segura y libre de contacto físico innecesario. No se insistirá en abordar a una persona que manifieste rechazo. Los datos personales se recolectarán únicamente mediante mecanismos autorizados y bajo los protocolos definidos.

CAPÍTULO VIII. MEDICINA PREVENTIVA, VIGILANCIA DE LA SALUD Y RIESGO PSICOSOCIAL

ARTÍCULO 28. EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES

El empleador realizará, a su costo, las evaluaciones médicas ocupacionales que correspondan: preingreso, periódicas, por cambio de ocupación, egreso, post-incapacidad, retorno laboral, seguimiento o control, de conformidad con la Resolución 1843 de 2025 y normas que la modifiquen. El empleador recibirá únicamente el concepto ocupacional permitido legalmente, no la historia clínica.

ARTÍCULO 29. RESTRICCIONES Y AJUSTES

Las recomendaciones y restricciones médico-laborales se analizarán e implementarán oportunamente. La asignación de tareas respetará capacidades, restricciones y ajustes razonables. Ninguna persona será obligada a revelar diagnósticos no necesarios para la gestión de la seguridad.

ARTÍCULO 30. RIESGO PSICOSOCIAL

La empresa identificará, evaluará y gestionará los factores de riesgo psicosocial conforme a la normativa vigente. Se adoptarán medidas frente a cargas, jornadas, presión comercial, trato con público, violencia, acoso, liderazgo, comunicación y recuperación. Las evaluaciones se manejarán con confidencialidad y por profesionales autorizados cuando corresponda.

ARTÍCULO 31. ALCOHOL, SUSTANCIAS Y CAPACIDAD PARA TRABAJAR DE FORMA SEGURA

Está prohibido ejecutar tareas cuando el consumo de alcohol, sustancias psicoactivas o cualquier condición transitoria comprometa de manera objetiva la seguridad propia o de terceros. Cualquier prueba o actuación deberá respetar la ley, la dignidad, la intimidad, el debido proceso y criterios de necesidad y proporcionalidad.

CAPÍTULO IX. EMERGENCIAS, PRIMEROS AUXILIOS E INCENDIOS

ARTÍCULO 32. PREPARACIÓN PARA EMERGENCIAS

Cada sede, evento o campaña deberá conocer los escenarios de emergencia previsibles y la forma de respuesta. En instalaciones de terceros se adoptará el plan de emergencias del lugar y se definirán canales de coordinación con el responsable de AgenciaBTL.co.

ARTÍCULO 33. EVACUACIÓN

El personal deberá identificar salidas, rutas, alarmas, punto de encuentro y restricciones. Ningún material POP, caja, stand, cable o equipo podrá bloquear rutas, puertas, hidrantes, extintores, gabinetes, tableros o elementos de emergencia.

ARTÍCULO 34. INCENDIO Y MATERIALES COMBUSTIBLES

Los equipos térmicos o eléctricos se mantendrán separados de materiales combustibles y no se dejarán energizados sin vigilancia cuando el procedimiento lo prohíba. Los extintores solo serán utilizados por personas que puedan hacerlo de manera segura; ante fuego no controlable se priorizará la evacuación y activación del sistema de emergencia.

ARTÍCULO 35. PRIMEROS AUXILIOS

La empresa garantizará acceso a recursos de primeros auxilios adecuados al nivel de riesgo y al número de personas. La atención inicial no reemplaza la valoración médica. Ante una urgencia se activará el servicio de emergencias, EPS/ARL o el recurso del establecimiento según corresponda.

CAPÍTULO X. REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES, ACCIDENTES Y ENFERMEDADES

ARTÍCULO 36. REPORTE INMEDIATO

Todo accidente, incidente o casi-accidente deberá comunicarse inmediatamente al coordinador y al canal SST. Si la persona requiere atención, la prioridad será asegurarla. La falta de un formato no impide ni retrasa el reporte.

ARTÍCULO 37. INVESTIGACIÓN

La empresa investigará los incidentes y accidentes dentro de los plazos y con el equipo exigidos por la Resolución 1401 de 2007. Las investigaciones buscarán causas y controles, no culpables. Los accidentes graves o mortales tendrán el tratamiento especial y la participación profesional requerida por la norma.

ARTÍCULO 38. ACCIONES CORRECTIVAS Y APRENDIZAJE

Las medidas derivadas de investigaciones, inspecciones, reportes de trabajadores, recomendaciones de la ARL o autoridades se asignarán con responsable, fecha y seguimiento de efectividad. Cuando una lección sea relevante para otras campañas, se incorporará a inducciones, procedimientos o matrices de riesgo.

ARTÍCULO 39. ENFERMEDAD LABORAL Y SOSPECHA DE ORIGEN

Todo diagnóstico o sospecha de condición relacionada con el trabajo será gestionado por los canales de salud y riesgos laborales, respetando la confidencialidad y la determinación de origen por las entidades competentes. La empresa facilitará la información ocupacional necesaria.

CAPÍTULO XI. CONTRATISTAS, CLIENTES, PROVEEDORES Y COORDINACIÓN EMPRESARIAL

ARTÍCULO 40. SELECCIÓN Y CONTROL DE CONTRATISTAS

Los contratistas que ejecuten tareas con riesgo deberán acreditar, según corresponda, afiliaciones, competencias, licencias, formación, procedimientos, permisos y equipos. AgenciaBTL.co podrá suspender el ingreso o la tarea cuando falten requisitos críticos de SST.

ARTÍCULO 41. COORDINACIÓN CON CLIENTES

Antes de operar en una instalación de terceros se intercambiará la información relevante de riesgos, emergencias, permisos, EPP, accesos y controles. Si existe incompatibilidad entre instrucciones, prevalecerá la condición que proteja mejor la vida y la salud, sin ejecutar tareas inseguras hasta acordar el control.

ARTÍCULO 42. INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

Todo trabajador recibirá inducción antes de iniciar labores y reinducción cuando existan cambios relevantes, se detecten desviaciones o la periodicidad del SG-SST lo determine. Las campañas de corta duración podrán usar inducciones concentradas, pero no omitirán los riesgos críticos del cargo y del lugar.

CAPÍTULO XII. PROHIBICIONES, AUTORIDAD PARA DETENER TAREAS Y DISCIPLINA PREVENTIVA

ARTÍCULO 43. PROHIBICIONES DE SEGURIDAD

• Retirar, anular o alterar guardas, alarmas, protecciones, puesta a tierra, señalización o dispositivos de seguridad.
• Usar equipos o herramientas defectuosos, improvisados o para fines distintos a los previstos.
• Bloquear rutas de evacuación, extintores, tableros, accesos o salidas.
• Ingresar a zonas restringidas o ejecutar trabajos de alto riesgo sin autorización y competencia.
• Fumar o generar llama abierta en zonas prohibidas o con materiales inflamables.
• Realizar bromas, juegos, empujones o conductas que expongan a otras personas a golpes, caídas, quemaduras o atropellamientos.
• Ocultar deliberadamente un accidente, incidente, condición crítica o daño de un equipo que pueda afectar la seguridad.

ARTÍCULO 44. AUTORIDAD PARA DETENER UNA TAREA

Cualquier trabajador podrá detener y reportar una tarea cuando identifique un peligro grave e inminente o cuando falten controles críticos. La suspensión preventiva deberá escalarse de inmediato y no dará lugar a represalia cuando se realice de buena fe. La tarea solo se reanudará después de verificar el control del riesgo.

ARTÍCULO 45. INCUMPLIMIENTOS Y DEBIDO PROCESO

El incumplimiento de instrucciones de SST podrá dar lugar a medidas preventivas o disciplinarias conforme a la ley, el contrato y el Reglamento Interno de Trabajo. Ninguna sanción será automática: se evaluarán gravedad, exposición creada, antecedentes, conocimiento de la regla, prueba, culpabilidad y proporcionalidad, respetando el derecho de defensa.

CAPÍTULO XIII. DISPOSICIONES ESPECIALES Y VIGENCIA

ARTÍCULO 46. ACTIVIDADES NO ORDINARIAS DE LA EMPRESA

AgenciaBTL.co no desarrolla como actividad ordinaria minería, explotación petrolera, fabricación o almacenamiento de explosivos, soldadura industrial ni generación o distribución de energía eléctrica. Si una campaña llegara a involucrar una tarea regulada específicamente, se elaborará un procedimiento y análisis de riesgo previo y solo se asignará a personal habilitado.

ARTÍCULO 47. PROTECCIÓN DE MENORES Y PERSONAS ESPECIALMENTE PROTEGIDAS

No se asignarán a menores de edad tareas prohibidas, peligrosas o de alto riesgo. Se adoptarán medidas de protección para embarazo, lactancia, discapacidad, restricciones médicas u otras condiciones protegidas, de acuerdo con la evaluación individual y la normativa aplicable.

ARTÍCULO 48. ACTUALIZACIÓN

El Reglamento se revisará cuando cambie la normativa, la actividad económica, los procesos, los riesgos, la estructura organizacional, las recomendaciones de la ARL o los resultados del SG-SST, y en todo caso dentro de la revisión documental periódica del sistema.

ARTÍCULO 49. PUBLICACIÓN Y SOCIALIZACIÓN

El Reglamento se mantendrá disponible en los medios internos definidos por la empresa y se divulgará a los trabajadores. Cuando resulte aplicable el artículo 349 del Código Sustantivo del Trabajo, se conservará disponible para la vigilancia del Ministerio del Trabajo. No se requiere aprobación previa del Ministerio del Trabajo conforme a la Ley 962 de 2005.

ARTÍCULO 50. VIGENCIA

El presente Reglamento rige a partir de su adopción y permanecerá vigente hasta que sea sustituido o actualizado. Las disposiciones legales imperativas posteriores se entenderán incorporadas desde su entrada en vigor, aun antes de la actualización formal del documento.

ANEXO 1. MATRIZ OPERATIVA DE CONTROLES MÍNIMOS POR TIPO DE ACTIVIDAD

ANEXO 2. LISTA DE VERIFICACIÓN SST PARA APERTURA DE CAMPAÑA

ANEXO 3. CONSTANCIA DE SOCIALIZACIÓN Y ADOPCIÓN

ACTO DE ADOPCIÓN

GLOBAL COLOMBIA S.A.S., identificada con NIT 900.678.445-9 y que opera comercialmente bajo la marca AgenciaBTL.co, adopta el presente Reglamento Especial de Higiene y Seguridad Industrial como instrumento complementario de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, con vigencia a partir del 21 de septiembre de 2026.

POR EL EMPLEADOR

MARIO FERNANDO RAMÍREZ

C.C. 80.896.792

Representante Legal

AgenciaBTL.co

RESPONSABLE DEL SG-SST

Nombre: DIANA MARCELA ESCOBAR BARAHONA

Licencia SST (si aplica): Licencia 10400 del 03/09/2018